Archiwum Państwowe w Gorzowie Wielkopolskim

Brakowanie dokumentacji

Składanie wniosku na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Archiwum zakładowe lub składnica akt.

 

Podstawy prawne

 

Na podstawie art. 5 ust. 1, 1a, 2, 2b, art. 34 ust. 1 oraz art. 36 ust. 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej ustawą archiwalną (Dz. U. Nr z 2018 r. poz. 2017) oraz § 9-12 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2019 r., poz. 246).

W odniesieniu do dokumentacji elektronicznej stosowane są § 8-14 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206 poz.1518, z późn. zm.)

​Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest to wydzielenie i przekazanie do zniszczenia tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania (określony w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, o których mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy archiwalnej) upłynął oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na wniosek kierownika jednostki, za uprzednią zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, który stwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne.

Obowiązek uzyskiwania zgody na zniszczenie dokumentacji dotyczy zarówno państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych jak i prywatnych podmiotów przechowujących dokumentację po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych (w tym przedsiębiorców przechowujących dokumentację zlikwidowanych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych).

 

 

Procedura brakowania

 

 

Proponowany wzór wniosku na brakowanie dokumentacji można pobrać ze strony internetowej Archiwum Państwowego w Gorzowie Wlkp. www.gorzow.ap.gov.pl w zakładce: Nadzór archiwalny -> formularze do pobrania (link).

 

 Informacja o wniosku:

 

 

Spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu zawiera:

 

 

Dla każdej pozycji spisu informację o liczbie porządkowej, oznaczeniu kancelaryjnym, stanowiącym znak akt albo znak sprawy, jeżeli było stosowane (jeżeli nie stosowano wykazu akt, należy zamieścić o tym informację, np. brak znaku akt, stosowano system kancelaryjny dziennikowy, nie stosowano wykazu akt), sygnaturze archiwalnej, a jeżeli nie była stosowana – informację, że spis powstał z natury. Sygnatura archiwalna jest to numer spisu łamany przez numer pozycji w spisie. W przypadku ujęcia w jednej pozycji spisu na brakowanie teczek o różnych sygnaturach archiwalnych należy je kolejno wymienić np. 2/1, 3/1, 5/3 itd.), tytule jednostki, który w przypadku stosowania wykazu akt powinien być złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z tego wykazu; dopuszcza się łączenie w jednej pozycji spisu jednostek o identycznym tytule, określonym datami rocznymi okresie, z którego pochodzi dokumentacja w obrębie pozycji spisu, liczbie jednostek, będących przedmiotem jednej pozycji spisu, np. w przypadku dokumentacji aktowej należy podać liczbę teczek (tomów), ksiąg, poszytów, uwagach, w szczególności należy zamieścić informacje o: rodzaju dokumentacji lub nośnika, zachowaniu dokumentacji zbiorczej, równoważnikach dokumentacji lub o większym zakresie czasowym (poprzez podanie sygnatur archiwalnych jednostek, w których zachowano dokumentację), należy uszczegółowić zawartość jednostek (tj. podać rodzaj akt i spraw).

Spis sporządza się oddzielnie dla każdej jednostki organizacyjnej, która wytworzyła akta, będące przedmiotem procedury brakowania, w obrębie jednego spisu zalecane jest wyróżnianie komórek organizacyjnych, z których akta pochodzą, w ramach komórek organizacyjnych zaleca się wyszczególnianie teczek w kolejności symboli klasyfikacyjnych wynikających z jednolitego rzeczowego wykazu akt (układ rzeczowy), w spisie akt brakowanych lub przeznaczonych do ekspertyzy teczki z aktami jednego rodzaju (o tym samym tytule) umieszcza się pod jedną pozycją. Osoba sporządzająca spis zobowiązana jest do sprawdzenia zawartości teczek aktowych w celu uzupełnienia opisu tytułów jednostek informacją o rodzaju akt i spraw w nich występujących, weryfikacji prawidłowości określenia dat skrajnych dokumentacji, weryfikacji prawidłowości kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

UWAGA:

W przypadku spisów dokumentacji technicznej w rubryce „tytuł jednostki” wpisujemy „nazwę obiektu, lokalizację i tytuł projektu”, natomiast w rubryce „uwagi” pozostałe dane: „sygnatura dokumentacji technicznej, branża, stadium, nazwisko projektanta, data projektu”.

Wskazane jest by w przypadku dużej ilości dokumentacji sporządzać odrębne spisy dokumentacji technicznej. W przypadku niewielkiej ilości można łączyć dokumentację aktową i techniczną w jednym spisie na brakowanie.

Archiwum państwowe może przeprowadzić ekspertyzę archiwalną dokumentacji proponowanej do zniszczenia i zmienić kwalifikację archiwalną akt.

Formularz spisu dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu można pobrać ze strony internetowej Archiwum Państwowego w Gorzowie Wlkp. www.gorzow.ap.gov.pl w zakładce: Nadzór archiwalny -> formularze do pobrania (link).

 

Informacje dodatkowe

 

Dyrektor właściwego archiwum państwowego może odmówić wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, gdy wniosek lub spis nie spełniają wymogów, o których mowa w § 9 ww. Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r., wskazując jednocześnie przyczyny odmowy oraz wydając odpowiednie zalecenia. Przyczynę odmowy może stanowić także zmiana kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

Dyrektor właściwego archiwum państwowego może wyłączyć z procedury brakowania dokumentację, której kwalifikacja archiwalna lub opis budzi wątpliwości, przedstawiając zalecenia dotyczące dalszego postępowania z tą dokumentacją.

Właściwe miejscowo archiwum państwowe wydaje zgodę na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę i odsyła jednorazową zgodę do wnioskodawcy.

Zgoda dyrektora właściwego archiwum państwowego na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zawiera w szczególności:

 

 

Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej właściwe archiwum państwowe uzna całość lub część tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany do jej uporządkowania oraz do sporządzenia nowego spisu zdawczo–odbiorczego, który rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.

Po wyrażeniu zgody na zniszczenie akt przez miejscowo właściwe archiwum państwowe, archiwista dokonuje przekazania akt do zniszczenia.

Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej powinno zostać potwierdzone (protokół ze zniszczenia akt, poświadczenie zniszczenia, certyfikat zniszczenia etc.).

Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody.

Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywana jest przez archiwum zakładowe/składnicę akt.

Wątpliwości w zakresie kwalifikacji dokumentacji rozstrzyga w drodze opinii dyrektor właściwego archiwum państwowego na podstawie § 2 ust. 2-4 ww. Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Wydanie opinii następuje na wniosek organu lub jednostki organizacyjnej albo z urzędu i może być poprzedzone ekspertyzą archiwalną archiwum państwowego albo archiwum wyodrębnionego.

 Ekspertyza archiwalna - szczegółowe sprawdzenie zawartości jednostek archiwalnych przez przedstawiciela archiwum państwowego pod kątem ich prawidłowej kwalifikacji.

 

 Wniosek o wydanie opinii zawiera w szczególności:

 

 

 

Podmioty prywatne przechowujące dokumentację odziedziczoną po państwowych jednostkach organizacyjnych zobowiązane są do przestrzegania ww. zasad brakowania (tj. takich jakie obowiązują w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych).

Podmioty prywatne mogą występować do właściwego miejscowo archiwum państwowego o wydanie opinii dotyczącej brakowania własnej dokumentacji (wzorując się na ww. zasadach) – por. art. 5 ust. 1 a pkt ustawy archiwalnej.

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2019-03-07
Data publikacji:2019-03-07
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:Grzegorz Kolasiński
Liczba odwiedzin:81