Kwerendy

Kwerendy

Archiwum przeprowadza kwerendy (poszukiwania akt) do celów urzędowych (postępowanie przed organami administracji, sądami) i do celów nieurzędowych (m.in. genealogiczne, naukowe). Kwerendy przeprowadzane są na pisemny wniosek zainteresowanego, listownie, za pośrednictwem ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) lub pocztą elektroniczną.

Kiedy można żądać zaświadczenia?

• Zasady wydawania zaświadczeń określa ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dziennik Ustaw z 2000 r. Nr 98, poz. 1071)

Zaświadczenie wydaje się, jeżeli:

• urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa
• osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego

Zasady powyższe mają zastosowanie do wydawania równorzędnych w obrocie prawnym z zaświadczeniami uwierzytelnionych kopii, odpisów i wypisów materiałów archiwalnych.

Podanie

• Aby otrzymać zaświadczenie, należy wnieść podanie do właściwego organu administracji. Zgodnie z art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego, podanie można złożyć:
  • pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej
  • ustnie do protokołu; protokół taki powinien zostać podpisany przez wnoszącego podanie i pracownika je przyjmującego

Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, przy zachowaniu zasad przewidzianych w przepisach o podpisie elektronicznym, a także zawierać dane w ustalonym formacie, zawarte we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru. Kodeks postępowania administracyjnego nie dopuszcza wnoszenia podania telefonicznie. Na żądanie wnoszącego organ administracji potwierdza wniesienie podania. W przypadku wniesienia podania dotyczącego poszukiwań genealogicznych lub własnościowych za pośrednictwem poczty elektronicznej nie zawierającego bezpiecznego podpisu elektronicznego wnioskodawca zostanie poproszony o złożenie stosownego oświadczenia w tradycyjnej (pisemnej) formie z własnoręcznym podpisem w celu udokumentowania koligacji rodzinnych lub prawa własności do określonej nieruchomości.

Minimalna treść podania

• Imię i Nazwisko oraz adres osoby wnoszącej podanie
• treść żądania, w tym: informacje dotyczące twórcy poszukiwanego dokumentu (w przypadku kwerend genealogicznych miejsca i daty zdarzeń) lub inne informacje umożliwiające odszukanie dokumentów
• cel w jakim będą wykorzystane żądane dokumenty
• podpis osoby wnoszącej podanie
• złożenie oświadczenia o stopniu pokrewieństwa z osobami poszukiwanymi (kwerendy genealogiczne) lub posiadaniu prawa własności do poszukiwanej nieruchomości (kwerendy własnościowe)

Opłata za poszukiwania pobierane przez Archiwum Państwowe w Gorzowie Wielkopolskim

W przypadku kwerend nie budzących wątpliwości, iż poszukiwane materiały archiwalne znajdują się w zasobie Archiwum, ale czasochłonnych i nie dających gwarancji na pozytywne załatwienie pobierana jest opłata wstępna w kwocie 60 PLN. Opłata wstępna jest rozliczana w ramach końcowej należności za zrealizowaną kwerendę lecz w przypadku jej negatywnego wyniku nie jest zwracana. Wszelkie opłaty pobierane za wykonywane przez nas usługi mogą Państwo znaleźć w naszym cenniku.

Wszelkie pytania dotyczące kwerend prosimy kierować pod adres:

kwerendy@gorzow.ap.gov.pl