Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych określa załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2019 poz. 246).

Przekazanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego

1.      Kierownik jednostki zawiadamia dyrektora właściwego archiwum państwowego o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do ich przekazania.

-        Zawiadomienie można złożyć za pośrednictwem naszej strony internetowej.
Link do formularza: https://gorzow.ap.gov.pl/zawiadomienie.php
Jeżeli na tym etapie powstała już ewidencja robocza (spis roboczy) można ją dołączyć do zawiadomienia.

2.      W zawiadomieniu należy podać dane o:

a.      nazwie organu lub jednostki organizacyjnej, która materiały archiwalne wytworzyła i zgromadziła;

b.      zmianach nazwy organu lub jednostki organizacyjnej wraz z okresem działania pod daną nazwą;

c.       zmianach struktury organizacyjnej jednostki organizacyjnej;

d.      podstawie prawnej utworzenia organu lub jednostki organizacyjnej;

e.      podstawie prawnej ustania działalności organu lub jednostki organizacyjnej;

f.        właściwości rzeczowej i miejscowej organu lub jednostki organizacyjnej;

g.      systemie kancelaryjnym stosowanym w organie lub jednostce organizacyjnej;

h.      systemie wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym wskazanie, czy był to system elektronicznego zarządzania dokumentacją;

i.        składzie chronologicznym, w którym były gromadzone materiały archiwalne, i jego rozmiarze;

j.        składzie informatycznych nośników danych, w którym były gromadzone materiały archiwalne, i jego rozmiarze;

k.       wyrażonym datami rocznymi okresie, z którego pochodzą materiały archiwalne;

l.        rodzajach materiałów archiwalnych;

m.    rozmiarze materiałów archiwalnych wyrażonym we właściwy dla danego rodzaju materiałów archiwalnych sposób, w szczególności w jednostkach archiwalnych, jednostkach inwentarzowych, metrach bieżących;

n.      stanie zachowania materiałów archiwalnych, w tym o podejmowanych dotychczas działaniach w zakresie profilaktyki konserwatorskiej lub konserwacji właściwej;

o.      stopniu zewidencjonowania lub uporządkowania materiałów archiwalnych.

3.      W przypadku niemożliwości podania powyższych danych kierownik jednostki udziela stosownych pisemnych wyjaśnień.

4.      Powyższych danych nie podaje się podczas kolejnego przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, jeżeli od ostatniego przekazania nie uległy one zmianie.

5.      W trakcie trwania lub po zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych właściwe archiwum państwowe może sprawdzić stan materiałów archiwalnych, dokonując ich ekspertyzy archiwalnej.

6.      W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości dotyczących sposobu porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia przekazywanych materiałów archiwalnych dyrektor właściwego archiwum państwowego może odmówić ich przyjęcia do momentu wprowadzenia odpowiednich zmian i poprawek, dokonanych w terminie uzgodnionym między kierownikiem jednostki a dyrektorem tego archiwum.

7.      Kierownik jednostki zawiadamia dyrektora właściwego archiwum państwowego o zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych, przedstawiając ewidencję tych materiałów.

-        W celu usprawnienia procesu wprowadzania materiałów archiwalnych do zasobu archiwalnego prosimy o przesyłanie ewidencji (spisów zdawczo-odbiorczych) w formie edytowalnych plików (MS Excel) na adres: sekretariat@gorzow.ap.gov.pl

8.      Przekazanie materiałów archiwalnych przez kierownika jednostki odbywa się na podstawie zaakceptowanej przez dyrektora właściwego archiwum państwowego ewidencji tych materiałów archiwalnych.

-        Zaakceptowaną ewidencję (spis zdawczo-odbiorczy) należy wydrukować w 3 egzemplarzach, opatrzyć podpisem kierownika jednostki i dostarczyć wraz z materiałami archiwalnymi podczas przekazania.

9.      Przekazanie materiałów archiwalnych przez kierownika jednostki następuje w terminie uzgodnionym z dyrektorem właściwego archiwum państwowego oraz miejscu wskazanym przez tego dyrektora.

10.  Archiwum państwowe potwierdza przyjęcie materiałów archiwalnych w terminie uzgodnionym przez strony, nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia przekazania materiałów archiwalnych.

-        Po sprawdzeniu przekazanych materiałów archiwalnych jeden egzemplarz ewidencji (spisu zdawczo-odbiorczego) zostaje odesłany do urzędu przekazującego akta.

Porządkowanie materiałów archiwalnych

1.      Standard porządkowania materiałów archiwalnych obejmuje:

1.1.          ustalenie przynależności zespołowej i przyporządkowanie materiałów archiwalnych do zespołu (zbioru) archiwalnego;

-          Jeżeli w urzędzie znajdują się materiały archiwalne wytworzone przez różnych wytwórców akt to powinny zostać rozdzielone i przyporządkowane do odpowiedniego zespołu archiwalnego;

1.2.          sprawdzenie sposobu utworzenia jednostek archiwalnych i w miarę potrzeby dokonanie korekty;

1.3.          ułożenie materiałów archiwalnych aktowych w obrębie jednostek archiwalnych w kolejności wynikającej ze spisu spraw, przy czym pierwsza sprawa powinna zostać umieszczona na górze teczki. Dokumenty w obrębie danej sprawy układa się chronologicznie, począwszy od najwcześniejszego pisma wszczynającego sprawę;

1.4.          opisanie jednostek archiwalnych na ich opakowaniu przez podanie:

a.      pełnej nazwy organu lub jednostki organizacyjnej, która materiały archiwalne wytworzyła lub zgromadziła,

b.      pełnej nazwy komórki organizacyjnej, która materiały archiwalne wytworzyła lub zgromadziła,

c.       oznaczenia kancelaryjnego, to jest znaku akt albo znaku sprawy, jeżeli było stosowane,

d.      oznaczenia kategorii archiwalnej,

e.      tytułu jednostki archiwalnej złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt – o ile był stosowany; tytuł może zostać uszczegółowiony przez podanie typu akt tworzących jednostkę archiwalną,

f.        rocznych dat skrajnych materiałów archiwalnych tworzących jednostkę archiwalną,

g.      sygnatury jednostki archiwalnej, wynikającej z ewidencji archiwum państwowego;

1.5.       nadanie układu jednostkom archiwalnym w obrębie zespołu (zbioru) archiwalnego, przy czym wyodrębnieniu powinny podlegać poszczególne rodzaje materiałów archiwalnych.

2.      Wykonanie powyższych czynności, odbywa się z uwzględnieniem układu nadanego przez organ lub jednostkę organizacyjną w momencie wytworzenia lub madzenia dokumentacji.

Ewidencjonowanie materiałów archiwalnych

1.      Standard ewidencjonowania materiałów archiwalnych obejmuje:

1.1.          ustalenie, w zależności od rodzaju materiałów archiwalnych, czy przedmiotem jednej pozycji spisu będzie jedna jednostka archiwalna;

1.2.          sporządzenie spisu odrębnie dla każdego rodzaju materiałów archiwalnych zawierającego:

a.      nazwę organu lub jednostki organizacyjnej posiadającej materiały archiwalne podlegające przekazaniu do archiwum państwowego,

b.      nazwę zespołu (zbioru) archiwalnego,

c.       określenie rodzaju materiałów archiwalnych, np.: aktowe, techniczne, kartograficzne, geologiczne, fotograficzne, audiowizualne, audialne, wizyjne,

d.      roczne daty skrajne przekazywanych akt,

e.      dla każdej pozycji spisu podaje się:

-       liczbę porządkową, odpowiadającą kolejnej numeracji jednostek archiwalnych w obrębie zespołu (zbioru) archiwalnego,

-       oznaczenie kancelaryjne, to jest znak akt lub znak sprawy, jeżeli było stosowane,

-       sygnaturę archiwalną, jeżeli była stosowana,

-       tytuł jednostki archiwalnej przeniesiony w dosłownym brzmieniu z opakowania,

-       roczne daty skrajne materiałów archiwalnych tworzących jednostkę archiwalną,

-       informację o liczbie jednostek archiwalnych w spisie.

Techniczne zabezpieczanie materiałów

1.      Standard technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych obejmuje:

1.1.     poddanie zabiegom konserwatorskim w przypadku uszkodzenia mechanicznego, biologicznego lub chemicznego materiałów archiwalnych;

1.2.     usunięcie elementów metalowych i plastikowych (np.: spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek, okładek), o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej;

1.3.     umieszczenie materiałów archiwalnych, w formie w jakiej zostały wytworzone, w opakowaniu dostosowanym do ich rozmiaru;

-        opakowania powinny być wykonane z materiału litego bezkwasowego o wskaźniku pH od 7,5 do 10, rezerwie alkalicznej > 0,4 mol/kg, liczbie Kappa < 5 i gramaturze od 160 do 800 g/m²

1.4.     ponumerowanie zapisanych stron materiałów archiwalnych aktowych przez naniesienie kolejnego numeru w górnym, prawym rogu strony (w uzasadnionych przypadkach zamiast numeracji stron stosuje się numerację kart); 

1.5.     ostateczną liczbę stron/kart podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki opakowania w formie zapisu: Niniejsze ... [rodzaj opakowania] zawiera … stron/kart kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby numerującej akta];

1.6.     umieszczenie jednostek archiwalnych w opakowaniach zbiorczych (np.: pudło, teka); opakowania zbiorcze opisuje się przez umieszczenie na grzbiecie: nazwy zespołu (zbioru) archiwalnego i sygnatur jednostek archiwalnych umieszczonych wewnątrz;

-        opakowania powinny być wykonane z materiału litego bezkwasowego o wskaźniku pH od 7,5 do 10, rezerwie alkalicznej > 0,4 mol/kg i gramaturze od 1100 g/m².